Comment s’organiser en freelance ? Mes conseils de productivité indispensables

L’organisation et la productivité sont des questions centrales en freelance.

Personne ne va vous dire quoi faire ou comment vous organiser.

Vous êtes aux commandes du navire. C’est à vous de décider où investir votre temps et dans quel ordre. C’est à vous d’établir vos priorités et d’organiser votre calendrier. ‍

Quand vous êtes à votre compte, chaque heure compte puisque chaque heure peut être facturée. Le temps non-productif et non-efficace se paie cher.

Si vous êtes vous-même indépendant, je suis certain que vous voyez de quoi je parle.

Je suis moi-même indépendant depuis début 2020 (cela commence à faire un bout de temps !). Et toutes ces problématiques, je les connais très bien. 

Au début, comme tout le monde, je subissais mon organisation et mon emploi du temps. Mais, avec le temps et l’expérience, j’ai repris le dessus. 

J’ai construit des méthodes d’organisation qui fonctionnent et, aujourd’hui, je me considère comme quelqu’un de productif. 

Dans cet article, je vous partage tout ce que j’ai appris sur ce sujet. 

Combien de temps êtes-vous productif par jour ? 

Je suis sûr que vous vous êtes déjà demandé : 

Combien d’heures est-ce que je dois travailler par jour ? 

Combien d’heures est-ce que je suis censé faire ? 

Au début, ces questions généraient une certaine anxiété chez moi. J’avais l’impression de ne jamais faire assez. Voir d’être carrément paresseux.

Avec le recul, et en discutant avec de nombreux autres freelances, j’ai compris que si je parviens à avoir 3 à 4 bonnes heures de focus par jour… c’est largement suffisant !

Je répète : trois à quatre heures de concentration suffisent.

Si vous êtes bien focus, vous pouvez accomplir beaucoup de choses dans ce laps de temps. 

Je sais ce que vous vous dites : “par rapport à la journée de 8h d’un salarié, c’est vraiment peu !”

Laissez-moi vous révéler un secret bien gardé : les salariés sont très peu productifs. 

Il est peut-être assis 8 heures par jour derrière son bureau, mais est-il réellement efficace ? 

D’expérience, je peux vous dire qu’un salarié est beaucoup moins productif qu’un freelance (pour une raison simple : ce dernier n’a pas le choix d’être productif s’il veut pouvoir payer son loyer).

C’est d’autant plus vrai si vous faites un travail créatif, gourmand en énergie mentale.

C’est le cas des métiers de l’écriture (copywriter, rédacteur, ghostwriter, etc.).

Si vous écrivez des articles de blog pendant 3 heures par jour, vous irez très loin. Idem pour des posts LinkedIn.

Couper les distractions

Pour parvenir à tirer le maximum de ces quelques heures de focus, vous avez absolument besoin d’entrer dans une bulle.

Voici quelques bonnes pratiques simples : 

• Pas de notification
• Pas de téléphone dans votre champ de vision. Si possible, pas de téléphone dans la même pièce
• Utilisez des bloqueurs pour vous empêcher d'accéder aux réseaux sociaux (on peut très vite ouvrir un nouvel onglet pour scroller bêtement sur LinkedIn pendant 10 minutes).

J’utilise personnellement l’application SelfControl, qui permet de définir la liste des sites que je veux bloquer et la durée. Je l’utilise en ce moment même pour écrire cet article.

Les distractions sont l’ennemi du travail créatif.

Évitez absolument le papillonnage et entrez dans ce que j’appelle le “mode bulldozer”.

Bien choisir ses tâches et ses projets

La clé la plus importante (que j’ai mis du temps à comprendre) est de mettre son temps et son énergie au bon endroit.

Vous pouvez être efficace pendant 3 heures, mais si vous ne travaillez pas sur la bonne tâche ou le bon projet… cela ne servira à rien.

C’est difficile de faire des généralités et de vous donner une vérité absolue.

Mais votre enjeu est de constamment vous demander : quelle est LA tâche la plus importante de ma to-do list ? Quel est le projet qui va réellement faire avancer les choses pour mon activité ? 

Si votre activité de freelance n’est pas encore rentable et que vous manquez de clients, alors votre tâche prioritaire est de trouver des clients.

Tout le reste est secondaire et accessoire. Sur vos trois heures quotidiennes de focus, au moins deux devraient être consacrées au fait d’attirer des prospects.

Ici, essayez au maximum d’appliquer la règle des 80/20. 

Votre job est d’éliminer constamment les actions qui vous prennent du temps et qui ne génèrent aucun résultat.

Construire des routines et créer un cadre

Ce conseil est beaucoup donné, mais je le rejoins à 100%.

Si vous voulez être efficace, vous devez réduire la charge mentale AUTOUR de votre travail.

• En créant des habitudes : écrire tous les jours à la même heure, au même endroit, etc.
• En créant des rituels : se faire un café, mettre telle musique, etc.
• En prévoyant la veille ce que vous allez faire le lendemain.
• En organisant votre semaine selon des schémas qui se répètent (pour moi, par exemple, je ne fais jamais aucun appel le matin).
• En utilisant un calendrier pour allouer des blocs de temps à vos tâches.

Pour cela, je suis un grand fan de Google Calendar, je l’utilise comme outil de todo list, c’est très puissant. 

Voici par exemple mon organisation sur une semaine : 

Les créneaux bloqués me permettent tout de suite de savoir ce que je dois faire. Je n'ai pas à me poser de questions. 

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Calibrer le nombre de jours de prestation

Je vous déconseille de vendre cinq jours complets de prestation chaque semaine ; même si vous le pouvez et en avez la demande.

Une fois de temps en temps, cela ne pose pas problème. Mais sur le long terme, ce n’est pas durable. 

La raison est double : 

1. C’est épuisant. Si vous êtes au taquet cinq jours sur cinq sur des missions, vous risquez de vous essouffler. Gardez en tête que chaque mission génère de la charge mentale et peuvent parfois déborder. Si vous êtes déjà sur le fil du rasoir, vous n’avez aucune marge.
2. Vous n’avez pas le temps de travailler sur votre business : votre communication personnelle, les actions qui vont vous permettre de trouver de meilleurs clients, d’augmenter vos prix, d’anticiper les périodes de creux, développer de nouvelles compétences, etc.

Le rythme idéal est de vendre trois à quatre jours de prestations par semaine, à vos clients.

Et de garder le temps restant pour avoir une zone tampon et travailler au développement de votre activité.

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L’importance du bon environnement de travail

Cela semble évident, mais c’est loin d’être un détail.

Si vous êtes sérieux, vous avez besoin de vous comporter comme un professionnel. Et un professionnel possède un bon environnement de travail. Voici quelques conseils : 

• Créez votre bulle : Aménagez un espace dédié au travail, même si c'est juste un coin de votre salon. L'objectif ? Avoir un endroit qui vous met instantanément en "mode boulot". 
• Si vous avez des difficultés à vous concentrer à la maison, prenez-vous un espace de coworking.
• Investissez dans du bon matériel : Un bon fauteuil, un bon ordinateur (il n’y a rien de mieux qu’un MacBook), un écran à la bonne hauteur, un clavier… Si vous voulez durer, vous devez ménager votre monture.

Quels outils pour s’organiser et être efficace ? 

La question des outils revient tout le temps quand on parle de productivité et d’organisation. 

On passe son temps à en tester de nouveaux, avec les croyances qu’il y en a un qui va tout révolutionner.

Voici une vérité que j’ai comprise après cinq ans d’entrepreneuriat : le meilleur système d'organisation est celui que vous utilisez réellement.

Mieux vaut avoir quelques outils simples, qui font le job… plutôt que de chercher constamment les outils parfaits (car ils n’existent pas).

Voici quelques outils simples et basiques que je recommande et qui font parfaitement le job : 

• Google Calendar pour organiser votre agenda ;
• Google Docs (et Spreadsheet) pour rédiger des documents (par pitié, oubliez Word) ;
• Gmail pour votre boîte email ;
• Notion pour votre organisation personnelle, la gestion de vos connaissances et le suivi de vos projets ; 
• SelfControl pour bloquer les distractions ;
• Un carnet et un stylo à portée de main pour noter vos idées à la volée.

… Et c’est tout.

Vous n’avez besoin de rien de plus pour être productif.

Soigner l’entrepreneur derrière l’entreprise

Pour conclure, un mot sur vous. Oui, vous. 

Vous êtes vous-même votre outil de travail.

Tout ce que vous allez faire dans votre vie professionnelle n’est qu’un reflet de votre vie personnelle. Cela peut sembler fort de café, mais je vous assure que c’est le cas. 

Voici quelques basiques indispensables : 

• Bien dormir. Vous ne pouvez pas être efficace si vous n’avez pas bien dormi la veille. C’est mécanique.
• Faire du sport. Non seulement, cela vous maintient en bonne santé, mais en plus cela apporte de la clarté mentale, vous aide à devenir plus discipliné et vous permet de prendre des vraies pauses.
• Bien manger. La nourriture est littéralement votre carburant. Soyez très vigilant à vos repas : évitez à tout prix le sucre le matin, ne mangez pas trop gras le midi, buvez beaucoup d’eau, etc. 

En freelance, vous êtes votre propre boss.

Traitez-vous comme un professionnel.